Hat eine öffentliche bzw. soziale Institution einen Bedarf für eine Übersetzung in einem Gespräch zwischen verschiedenen Gesprächspartnern (z.B. Erwachsenen, Eltern, Erziehern, Kinder, usw.), meldet sie diesen Bedarf über das Online-Formular beim Kommunalen Integrationszentrum (KI).
Über das Formular werden die Rahmenbedingungen wie Termin, Ort, Gesprächsanlass und vor allem die Sprache erfasst und an das KI weitergeleitet. Anhand dieser Daten meldet sich das KI bei den Sprachmittlerinnen und Sprachmittlern und vereinbart den Termin.
Wenn eine Sprachmittlerin/ ein Sprachmittler den Termin übernimmt, meldet das KI sich bei der Institution zurück und bestätigt diesen Termin.